Як написати службову записку, зразок

У великих компаніях для узгодження і врегулювання робочих питань між керівниками або працівниками одного рівня (на горизонтальному рівні управління) використовується службова записка. Як написати службову записку, де знайти приклад написання?

Документ необхідний тільки в тих випадках, коли усного звернення до товаришів по службі мало, потрібно підтвердити своє прохання, звернення письмовою або електронним свідченням.

Призначення службової записки

Службова записка відноситься до інформаційно-довідкових документів, використовується для обміну інформацією між працівниками або структурними підрозділами великої компанії.

У документі може викладатися:

• Прохання: «Прошу купити нову мікрохвильову піч, так як стара перестала працювати і ремонту не підлягає», «Прошу внести виправлення на офіційному сайті компанії, де невірно вказано склад працівників відділу постачання готової продукції. Клименко Ірина не працює в компанії з 2008 року ».
• Повідомлення: «Повідомляємо, що з 05.12.2016 зразки всіх електронних документів компанії доступні на диску Е, в розділі« Бланки, форми, зразки »», «Так як в загальному відділі несправне МФУ, роздруківка всіх документів проводиться у відділі бухгалтерії».
• Узгодження певних дій: «Вношу пропозицію: використовувати для роздруківки службових документів тільки офісний папір« Сніжинка »».

Інформація в службовій записці є тільки ознайомчої, в ній не викладаються накази і розпорядження. Документ є допоміжним і в дрібних організаціях (наприклад, що складаються з одного відділу) не використовується.

Не завжди усно передана інформація доходить до працівника, як приклад, можна розглянути таку ситуацію:

На підприємстві ввели чіп-карти для оплати палива. Начальник відділу бухгалтерії усно повідомив начальника експрес-доставки про необхідність повідомити службовцям правила користування чіпами. Начальник експрес-доставки забув про це, в результаті один із співробітників використовував чіп-карту в особистих цілях, перевищив ліміт палива і приніс збиток компанії. Якби начальник бухгалтерії подав службову записку начальнику експрес-доставки, такій ситуації можна було б уникнути.

Особливості написання службової записки

Загальну інформацію в записці можна викласти в довільній формі, але папір повинна відповідати службової документації.

Так як в нормативах немає такого поняття «службова записка», в оформленні документа необхідно дотримуватися загальних вимог, що пред’являються до внутрішньослужбових документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів ».

Зверху пишеться «шапка документа», праворуч або посередині, в якій прописується, кому направляється записка (посада, ім’я, прізвище).

У документі необхідно вказати:

• Номер документа, дату написання.
• Прохання, звернення, повідомлення – чітко, без особистого звернення, відступів.
• Дані співробітника, що склав записку (посада, ім’я, прізвище).
• Підпис адресанта, осіб, зацікавлених у вирішенні питання.

У деяких організаціях є свої вимоги до написання документів, яких слід дотримуватися.

Записка в електронному варіанті

Сучасні великі компанії використовують для передачі інформації електронну пошту або організовану мережу, до якої підключений кожен комп’ютер співробітника. Тому доцільно обмінюватися службовими записками, складеними в електронному вигляді (з метою економії часу і паперу).

Зразок написання документа такий же, як і для записки на паперовому носії. Єдина відмінність, при відправці документа на особисту поштову скриньку можна не вказувати адресанта. Щоб упевнитися в тому, що записка прочитана і прийнята до виконання, при відправці слід задати умови «сповіщення про прочитання поштового відправлення», поставивши галочку в формі відправки.

Зразок оформлення службової записки

Запропонований нижче приклад написання записки службового характеру є ознайомчим.

Головному бухгалтеру _____________________

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

В зв’язку з придбанням канцелярського приладдя для відділу ______________, прошу виділити _____ грн. готівкою, з _________ коштів, додаткової каси підприємства.

Заступник директора з господарської частини:__________________________________.

«  »___________ 2017 року